Formeel en informeel schrijven in het Engels

De gemiddelde Nederlander kan zich in het Engels redelijk goed verstaanbaar maken. Toch is Engels schrijven een andere tak van sport. Zo worstelen veel mensen bijvoorbeeld met het opstellen van een formele brief of e-mail. Als je de Engelse taal niet machtig bent, heb je misschien ook al de grootst mogelijke moeite met informeel schrijven in het Engels. Loop je vast? Dan ben je hier aan het juiste adres. Deze pagina staat namelijk volledig in het teken van formeel en informeel schrijven in het Engels. Zodoende weet jij straks hoe je zowel een formele als informele Engelse e-mail of brief opstelt.

Formeel schrijven in het Engels

Het is vandaag de dag steeds belangrijker dat je probleemloos een formele brief of e-mail op kunt stellen in het Engels. Bij veel bedrijven verloopt de communicatie namelijk in het Engels. Dit is niet alleen bij internationale bedrijven die zich in Nederland vestigen het geval. Binnen bedrijven die van oorsprong Nederlands zijn verloopt de communicatie ook steeds vaker volledig in het Engels. Heb je een vraag aan zo’n bedrijf of wil je bijvoorbeeld solliciteren? Dan is het handig als je weet hoe je formeel moet schrijven in het Engels.

Formele zakelijke brief

Wil je een formele zakelijke brief schrijven in het Engels? Dan is het handig als je de belangrijkste regels voor het opstellen van zo’n brief kent. Daarom besteden we hieronder aandacht aan de opbouw, aanhef, reden van schrijven en afsluiting van een formele Engelse brief. Verder zetten we een aantal do’s en don’ts op een rijtje en lichten we verschillende soorten zakelijke brieven uit.

De opbouw van een formele zakelijke brief

Een formele zakelijke brief heeft altijd een vaste opbouw. Dit geldt niet alleen voor zakelijke brieven in het Nederlandse, maar ook voor zakelijke brieven in het Engels. De opbouw van zo’n zakelijke brief ziet er als volgt uit:

1. Adres van de afzender
2. Adres van de ontvanger
3. Datum
4. Aanhef
5. Reden voor schrijven (eerste alinea)
6. Vervolg
7. Afsluiting (laatste alinea)
8. Ondertekening

Aanhef van een formele Engelse brief

Na de adresgegevens van de afzender en ontvanger en de datum volgt de aanhef. Voordat je aan dit onderdeel van de brief begint, moet je weten dat er in het Engels verschillende aanspreekvormen zijn. Een ongehuwde vrouw spreek je aan met ‘Miss’, terwijl een gehuwde vrouw wordt aangesproken met ‘Mrs’. Is de huwelijksstatus van de persoon aan wie je de brief richt onbekend? Gebruik dan ‘Ms’ als aanhef voor vrouwen en ‘Mr’ voor mannen. Na de aanhef van een formele Engelse brief schrijf je nooit een komma.

Reden van schrijven

Zodra de aanhef op papier staat, volgt de eerste alinea. Begin deze alinea altijd vriendelijk. Dit kan bijvoorbeeld door te vragen hoe het met de ontvanger gaat. Vervolgens introduceer jij jezelf kort. Aansluitend besteed je aandacht aan de reden van schrijven. Om ervoor te zorgen dat een formele zakelijke brief makkelijk en goed leesbaar is, is het gebruik van korte zinnen aan te raden. Is er toch sprake van een lange zin? Probeer deze dan op te knippen in twee korte zinnen. Om de reden van schrijven aan te geven, kun je een zin onder meer op de volgende manieren beginnen:

• I am writing (you) in response to …
• I am writing (you) regarding …
• I am writing to enquire about …
• I would be grateful if you …
• I am interested in receiving …

Afsluiting van een formele Engelse brief

Heb je de reden voor schrijven en het vervolg van de Engelse brief inmiddels op papier staan? Dan wordt het tijd voor de afsluiting. Dit is de laatste alinea van een formele Engelse brief. Je kunt de afsluiting voor verschillende redenen gebruiken. Zo kun je de lezer bedanken voor zijn tijd, vragen om contact op te nemen of verzoeken om te antwoorden. Hieronder volgen enkele voorbeelden van hoe het begin van de afsluiting van een formele Engelse brief eruit kan zien.

• Please do not hesitate to contact me if you have any questions.
• Many thanks for your time.
• Please reply as soon as possible.
• I look forward to hearing from you soon.
• If you require any further information, feel free to contact me.

Do’s en don’ts voor een zakelijke brief

Je weet inmiddels hoe je een zakelijke brief in het Engels opbouwt. Toch kunnen wij ons goed voorstellen dat je graag wilt weten wat je juist wel en vooral niet moet doen bij het opstellen van zo’n brief. Daarom zetten we hier een aantal do’s en don’ts voor een zakelijke Engelse brief op een rijtje.

• Do: Zorg voor een duidelijke boodschap en vermijd omslachtige zinsconstructies.
• Do: Komma op de juiste plaats zetten. Hiermee voorkom je dubbelzinnigheid
• Do: Cv bijsluiten als het een sollicitatiebrief betreft.
• Don’t: Lange zinnen gebruiken. Houd een zakelijke brief altijd kort en bondig.
• Don’t: Afkortingen gebruiken. Dit komt de leesbaarheid niet ten goede.
• Don’t: Superlatieven gebruiken. Hiermee kom je namelijk niet zakelijk over.

Soorten zakelijke brieven

Wie een zakelijke brief wil sturen naar een internationaal bedrijf of internationale organisatie, schrijft deze in het Engels. Het is bovendien belangrijk dat je de juiste soort zakelijke brief kiest. Om jou een handje te helpen, hebben we hier verschillende soorten zakelijke brieven op een rijtje gezet.

• Sollicitatiebrief

  Eén van de bekendste zakelijke brieven is de sollicitatiebrief. Deze brief verstuur je als je wilt solliciteren op een vacature binnen een bedrijf.

• Motivatiebrief

  Veel mensen denken dat een sollicitatiebrief en motivatiebrief hetzelfde zijn. Ze lijken inderdaad veel op elkaar, maar er zijn wel degelijk verschillen. Zo wordt er in een sollicitatie vooral toelichting gegeven op een cv, terwijl een motivatiebrief meer dient om meer van jezelf en je ambities te laten zien.

• Klachtenbrief

  Wie zijn beklag wil doen over een product of dienst, stuurt een klachtenbrief naar het bedrijf of de organisatie hierachter.

• Bedankbrief

  Ben je aan een nieuwe baan gekomen door een tip van iemand? Of heeft iemand geld aan jou gedoneerd? Dan kun je deze persoon bedanken door een bedankbrief te sturen. Bedankbrieven worden tot de zakelijke brieven gerekend..

• Bevestigingsbrief

  Wil je een gemaakte afspraak bevestigen? Dan stuur je een bevestigingsbrief. Het is verstandig om een bevestigingsbrief altijd zo kort mogelijk te houden.

• Betalingsherinnering

  Een betalingsherinnering stuur je als één van jouw klanten niet betaalt. Zorg ervoor dat je jouw frustraties niet uit in deze zakelijke brief, maar blijf professioneel en verzoek het bedrijf vriendelijk om alsnog te betalen.

Template zakelijk Engelse brief

Loop je tegen problemen aan bij het opstellen van een zakelijke Engelse brief? Of wil je hier gewoonweg niet te veel tijd en moeite aan besteden? Download dan de zakelijke Engelse brief template van Vertaalbureau Perfect. Hierdoor weet je zeker dat jouw formele brief goed in elkaar zit.

Formele zakelijke mail

Veel mensen communiceren tegenwoordig met elkaar via e-mail. Hoewel dit een informeel communicatiemiddel is, worden er vaak formele mails gestuurd. Daarom is het belangrijk om te weten hoe je zo’n mail opstelt. Hieronder vertellen we je waar je rekening mee moet houden bij het opstellen van een Engelse zakelijke e-mail.

Onderwerp en manier van versturen

Wie een formele zakelijke mail wil versturen, moet allereerst een aantal gegevens invullen. In het veld ‘To’ vul je het e-mailadres in van de organisatie of persoon voor wie de mail bestemd is. Daaronder volgt het veld ‘Subject’. Hierin typ je het onderwerp van de mail. Verder zie je ook de Engelse afkortingen cc (carbon copy) en bcc (blind carbon copy) staan. Er wordt een kopie van de mail gestuurd naar de mailadressen die je in deze velden invult. Het verschil tussen cc en bcc is dat de ontvangers kunnen zien aan wie de mail nog meer gestuurd is als je de mailadressen bij cc invult. Dit is bij bcc niet het geval.

Aanhef zakelijke Engelse mail

Heb je ontvanger(s) en onderwerp ingevuld en een manier van versturen gekozen? Begin dan met het opstellen. Een zakelijke Engelse e-mail begint met een aanhef. Als je voor het eerst contact met iemand opneemt, is het aan te raden voor een formele aanhef te kiezen. Begin de aanhef altijd met ‘Dear’, gevolg door de aanspreektitel. Een man spreek je in het Engels altijd aan met ‘Mr’, maar voor een vrouw kun je verschillende aanspreekvormen gebruiken. Een getrouwde vrouw spreek je aan met ‘Mrs’ en een ongetrouwde vrouw met ‘Miss’. Je gebruikt ‘Ms’ als je niet weet of een vrouw getrouwd is.

Na de aanspreektitel volgt de achternaam van de persoon aan wie je de mail richt. Ken je de ontvanger van jouw mail niet? Kies dan voor ‘Dear Madam’ of ‘Dear Sir’ als aanhef. Het kan ook voorkomen dat het geslacht van de ontvanger onbekend is. Kies dan voor de aanhef ‘Dear Sir/Madam’.

Openingszinnen en reden van schrijven

De aanhef van een zakelijke Engelse mail wordt gevolgd door de openingszinnen en de reden van schrijven. Om je een idee te geven volgen hier een aantal voorbeelden van zinnen waarmee je een formele zakelijke mail kunt beginnen.

• Further to your last email …
• In reply to your email …
• Thank you for your email of (date) …
• I am writing in reference to …
• I am writing in response to …

Zodra je de juiste openingszinnen gevonden hebt, geef je aan wat de reden is dat je de mail stuurt. Weet je niet hoe je dit doet? Dan kun je één van de volgende zinnen gebruiken:

• I am writing to let you know that …
• I would like to invite you to …
• I wonder if you could …
• I would like to know whether …
• I am interested in …

Afsluiting zakelijke Engelse mail

De laatste alinea van een zakelijke Engelse mail noemen we ook wel de afsluiting. Het is van belang dat je de mail altijd vriendelijk en beleefd afsluit. Bedank de ontvanger bijvoorbeeld voor zijn tijd. Daarnaast kun je de afsluiting van een zakelijke Engelse mail aangrijpen om een afspraak te maken of jouw vraag nogmaals te herhalen. Een formele zakelijke mail eindigt overigens niet met de afsluiting, maar met de ondertekening. Omdat het een formele mail betreft, kun je deze het beste afsluiten met ‘Sincerely’, ‘Kind Regards’, ‘Best Regards’ of ‘Thank you’.

Aantal tips voor zakelijke mail

Ondanks dat je inmiddels weet hoe je een zakelijke Engelse mail opstelt, kunnen wij ons voorstellen dat je hier nog wel wat hulp bij kunt gebruiken. Daarom heeft Vertaalbureau Perfect hier een aantal tips voor een zakelijke mail op een rijtje gezet.

1. Vermijd informeel taalgebruik, zeker als je voor het eerst contact met iemand legt.
2. Gebruik geen emoticons.
3. Houd een zakelijke mail altijd zo beknopt mogelijk.
4. Schrijf foutloos, laat een zakelijke mail eventueel nalezen door iemand.
5. Denk goed na over hetgeen je invult in de onderwerpregel
6. Vermijd het gebruik van de Caps Lock-functie.

Template zakelijke Engelse mail

Wil je een zakelijke mail sturen, maar weet je niet hoe je dit aanpakt? Vertaalbureau Perfect heeft voor jou een handige template opgesteld. Als je onze zakelijke Engelse mail template downloadt hoef je zelf niet na te denken over de manier waarop je jouw zakelijke mail opbouwt. In dat geval is het namelijk alleen een kwestie van invullen.

Informeel schrijven in het Engels

Zakelijke brieven worden vaak formeel geschreven, maar persoonlijke brieven hebben een informeel karakter. Wil je een brief sturen naar een bekende of iemand die je op informele wijze wilt benaderen? Dan heeft een informele brief de voorkeur. Vertaalbureau Perfect helpt je graag om foutloos een informele Engelse brief op te stellen. Vandaar dat wij je hieronder alles vertellen wat je over zo’n brief moet weten.

Informele brief

Een informele brief wordt vaak in persoonlijke taal geschreven. Je kiest voor deze schrijfstijl wanneer jij en de ontvanger van de brief op hetzelfde niveau staan of als jullie elkaar kennen. Waar in Nederland een wezenlijk verschil is tussen informele en formele brieven, is dit in Engeland minder het geval. De structuur van een Engelse informele brief is namelijk redelijk goed te vergelijken met die van een formele brief.

De opbouw van een informele en persoonlijke brief

Omdat een informele brief in persoonlijke taal geschreven wordt, denken sommige mensen dat zij zelf mogen bepalen hoe ze deze brief opstellen. Dit is niet het geval, want de opbouw van een informele en persoonlijke brief staat namelijk ook min of meer vast. Hieronder zetten we op een rijtje wat er behandeld wordt in een informele brief en in welke volgorde dit gebeurt.

1. Eigen adres
2. Adres van ontvanger
3. Datum
4. Aanhef
5. Inhoud
6. Afsluiting
7. Ondertekening

Aanhef van een persoonlijke Engelse brief

De eerste drie punten die we hierboven behandelden spreken voor zich, maar de aanhef van een persoonlijke Engelse brief heeft wel wat toelichting nodig. Ken je de persoon aan wie de de brief stuurt? Dan kun je de aanhef beginnen met ‘Hi’, maar vaak wordt er voor ‘Dear’ gekozen. Hierna volgt de aanspreekvorm. Een ongetrouwde vrouw spreek je aan met ‘Miss’ en een getrouwde vrouw met ‘Mrs’. Twijfel je over de burgerlijke staat? Gebruik dan ‘Ms’. Mannen spreek je altijd aan met ‘Mr’. Na de aanspreekvorm volgt de naam van de ontvanger. Omdat het om een persoonlijke Engelse brief gaat, wordt de ontvanger vaak met zijn/haar voornaam aangesproken.

Inhoud

Een informele Engelse brief kenmerkt zich door persoonlijk taalgebruik. Toch moet je er altijd voor zorgen dat de brief netjes blijft. Om het luchtig te houden, kun je eerst vragen hoe het met de ontvanger gaat. Vervolgens kun je ter zake komen. Alhoewel het een informele brief is, is het van belang dat je zinnen goed en duidelijk formuleert. Je voorkomt zo dat de ontvanger met vragen achterblijft. Verdeel een persoonlijke Engelse brief ook altijd in alinea’s. Dit vergroot de leesbaarheid van de brief.

Afsluiting van een persoonlijke Engelse brief

In tegenstelling tot een formele brief wordt een informele brief juist op een luchtige manier afgesloten. Een informele Engelse brief kan onder meer afgesloten worden op de volgende manieren:

• Send my love to
• I am looking forward to seeing you
• I can’t wait to hear from you
• Give my regards to

Template informele en persoonlijke Engelse brief

Door de bovenstaande tekst weet je inmiddels hoe een informele Engelse brief er in grote lijnen uit hoort te zien. Toch kan het zijn dat je ergens tegenaan loopt. Download dan de template voor een informele en persoonlijke Engelse brief. Een informele brief versturen is op deze manier een fluitje van een cent, want je hoeft niet na te denken over de opbouw.

Persoonlijke en informele Engelse mail

Vroeger stuurden mensen veelvuldig brieven, maar tegenwoordig gebeurt dit een stuk minder vaak. Vandaag de dag wordt er vooral gebruik gemaakt van e-mail om met elkaar te communiceren. Omdat e-mail gezien wordt als een informeel communicatiemiddel, worden er vaak informele mails gestuurd. Maar hoe ziet zo’n mail er eigenlijk uit en waar moet je rekening mee houden bij het opstellen? Wij zetten de belangrijkste zaken voor je op een rijtje.

Aanhef

Wanneer je een mail stuurt naar iemand die je goed kent, spreek je de persoon op een informele manier aan. Een persoonlijke en informele Engelse mail begint daarom vaak met ‘Dear’, ‘Hi’ of ‘Hey’. Na deze aanspreektitel volgt de naam van de persoon aan wie de mail gericht is. Hieronder een aantal voorbeelden van hoe de aanhef van een informele Engelse mail eruit kan zien.

• Dear Patrick
• Hi Diana
• Hey Michaela

Inhoud

Heb je de aanhef getypt? Ga dan verder met de inhoud van de mail. Net als bij een formele mail begint een informele Engelse mail ook vaak met de reden voor het sturen. Je kunt in de eerste alinea ook aangeven waarover de mail gaat of vragen hoe het met de ontvanger gaat. Je kunt de inhoud van een persoonlijke en informele Engelse email onder meer beginnen met:

• I’m writing this email because …
• How are you doing?
• I’m happy to hear from you again.
• Thanks for your email.
• Did you know that …?

Afsluiting

Een informele Engelse mail hoor je op een nette manier af te sluiten. Sommige mensen zetten simpelweg hun naam onder de mail, maar zo hoort het niet. Sluit een persoonlijke en informele Engelse mail bijvoorbeeld op één van de onderstaande manieren af.

• See you soon!
• I can’t wait to see you again.
• Please give my regards to (name).
• Send my love to (name).

Ondertekening

Wie denkt dat de afsluiting altijd het einde van een persoonlijke brief vormt, heeft het mis. De brief eindigt namelijk met de ondertekening. Kies bij voorkeur voor een gepaste manier om een informele brief te ondertekenen. Om jou wat inspiratie te geven, zetten we hier een aantal manieren om een persoonlijke en informele Engelse brief te ondertekenen op een rijtje.

• Cheers
• Best wishes
• Regards
• Bye

Template informele en persoonlijke Engelse mail

Wil je een informele en persoonlijke Engelse mail opstellen, maar kom je er niet uit? Dan biedt de template van Vertaalbureau Perfect uitkomst. Wij hebben een speciale template voor een informele en persoonlijke Engelse mail gemaakt en jij kunt deze downloaden. Het grote voordeel van onze template is dat jij hierdoor precies weet hoe je een informele mail opstelt.

Schakel de hulp van Vertaalbureau Perfect in

Je weet inmiddels hoe je een formele en informele Engelse brief en mail opstelt en wat je hier allemaal in verwerkt. Kom je er niet uit? Schakel dan de hulp van Vertaalbureau Perfect in. Wij zijn een gespecialiseerd Engels vertaalbureau, waardoor wij je altijd kunnen helpen bij het opstellen van een zakelijke of persoonlijke Engelse brief of mail.